Glossar der Fachbegriffe

Die A1-Bescheinigung weist nach, dass eine Person während eines vorübergehenden Einsatzes in einem anderen EU-Staat weiterhin im Heimatland sozialversichert ist. Sie ist bei jeder Entsendung mitzuführen, auch bei einer eintägigen Dienstreise zu einer Messe.

Warum das beim Kauf zählt: Wenn Ihr Betrieb Beschäftigte ins EU-Ausland schickt, sollte die Lohnsoftware den Antrag elektronisch stellen können. Fehlt die Funktion, läuft der Antrag über ein separates Portal, und bei Kontrollen vor Ort drohen empfindliche Bußgelder.

Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen als Verantwortlichem und einem Anbieter, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Er regelt Zweck, Dauer, Sicherheitsmaßnahmen und den Einsatz weiterer Unterauftragsverarbeiter.

Warum das beim Kauf zählt: Jede Cloud-Software, in der Kunden-, Mitarbeiter- oder Bewerberdaten liegen, braucht einen AVV. Seriöse Anbieter stellen ihn zum Abschluss bereit, oft direkt im Konto. Wer keinen anbietet, ist für den produktiven Einsatz keine Option.

Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht, Handels- und Geschäftsbriefe einer kürzeren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist.

Warum das beim Kauf zählt: Entscheidend ist die maschinelle Auswertbarkeit über den gesamten Zeitraum. Ein PDF-Ausdruck genügt nicht. Prüfen Sie deshalb vor einem Anbieterwechsel, in welchem Format Sie Ihren Altbestand mitnehmen können.

Die Bilanz ist Teil des Jahresabschlusses und stellt Aktiva und Passiva gegenüber. Sie setzt doppelte Buchführung voraus, bei der jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten erfasst wird.

Warum das beim Kauf zählt: Ob Sie bilanzieren müssen, entscheidet über Ihre Softwareauswahl. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG sind nach § 238 HGB immer buchführungspflichtig. Programme, die nur die EÜR beherrschen, scheiden für sie aus, unabhängig davon, wie gut sie sonst sind.

Software für die GmbH

Bei einer Außenprüfung nach § 193 AO sieht das Finanzamt Ihre Buchführung vor Ort oder digital ein. Es besteht ein Recht auf Datenzugriff, in der Regel als unmittelbarer Zugriff, mittelbarer Zugriff oder Datenträgerüberlassung.

Warum das beim Kauf zählt: Genau hier zeigt sich, ob Ihre Software GoBD-konform gearbeitet hat. Gefragt werden Unveränderbarkeit, Protokolle und die Verfahrensdokumentation. Ein Programm, das den Datenzugriff nicht in einem prüfbaren Format bereitstellt, verursacht an dieser Stelle echte Kosten.

DATEV eG ist eine Genossenschaft, deren Mitglieder Steuerberaterinnen, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind. Ihre Programme sind in deutschen Kanzleien der verbreitete Standard für Rechnungswesen und Lohnabrechnung.

Warum das beim Kauf zählt: Für viele Betriebe ist die DATEV-Frage die eigentliche Kaufentscheidung, weil nicht das Unternehmen, sondern die Kanzlei sie beantwortet. Achten Sie auf den Unterschied zwischen einem DATEV-Export, also einer Datei zum Einlesen, und einer echten Schnittstelle, die Daten direkt überträgt. Kanzleien bevorzugen die Schnittstelle.

DATEV-Schnittstelle im Vergleich

Die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung regelt die elektronischen Meldungen an die Träger der Sozialversicherung: Anmeldungen, Abmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungen und Änderungen.

Warum das beim Kauf zählt: Ohne DEÜV-Fähigkeit ist ein Programm für die deutsche Lohnabrechnung unbrauchbar. Es ist kein Unterscheidungsmerkmal, sondern die Eintrittskarte, und Sie sollten es entsprechend behandeln.

Die Verordnung regelt seit 2018 die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU. Zentral für Softwareauswahl sind Art. 6 zur Rechtsgrundlage, Art. 28 zur Auftragsverarbeitung und die Betroffenenrechte aus Art. 15 bis 21.

Warum das beim Kauf zählt: Bei CRM-, HR- und Projektsoftware ist die DSGVO regelmäßig das Kriterium, an dem die Auswahl entschieden wird, insbesondere wenn ein Betriebsrat oder ein Datenschutzbeauftragter mitredet. Fragen Sie nach AVV, Hosting-Standort und der Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Seit 2023 rufen Arbeitgeber Krankmeldungen elektronisch bei der Krankenkasse ab, statt eine Papierbescheinigung zu erhalten. Beschäftigte müssen sich weiterhin krankmelden, reichen aber keinen gelben Schein mehr ein.

Warum das beim Kauf zählt: Ihre Lohn- oder HR-Software muss den Abruf beherrschen. Fehlt er, läuft das Verfahren über ein separates Portal, und die Fehlzeiten müssen von Hand übertragen werden.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter elektronischer Datensatz nach der Norm EN 16931, der maschinell verarbeitet werden kann. Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ist ausdrücklich keine E-Rechnung.

Warum das beim Kauf zählt: Empfangen können müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht zum Versand greift gestaffelt nach Vorjahresumsatz ab 2027 und 2028. Empfang und Versand sind getrennte Fähigkeiten, und viele Produkte beherrschen nur eine davon.

Fristen und passende Software

ELSTER steht für Elektronische Steuererklärung und ist der Übermittlungsweg der deutschen Finanzverwaltung. Umsatzsteuervoranmeldungen, Lohnsteuer-Anmeldungen und Zusammenfassende Meldungen laufen darüber.

Warum das beim Kauf zählt: Eine Software mit ELSTER-Schnittstelle übermittelt direkt aus dem Programm. Ohne sie exportieren Sie Zahlen und tippen sie im Portal ab, Monat für Monat. Bei mehreren Anbietern liegt die Übermittlung erst in einer höheren Tarifstufe.

Die einfache Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG, bei der Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt werden. Maßgeblich ist der Zufluss und Abfluss, nicht der Zeitpunkt der Leistung.

Warum das beim Kauf zählt: Freiberufler und kleine Gewerbetreibende unterhalb der Schwellen des § 141 AO dürfen die EÜR nutzen, was die Buchhaltung erheblich vereinfacht. Prüfen Sie beim Kauf trotzdem, ob das Programm auch die doppelte Buchführung beherrscht, falls eine GmbH-Gründung ansteht.

Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form beschreibt. Kern sind Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Erfassung und die maschinelle Auswertbarkeit über zehn Jahre.

Warum das beim Kauf zählt: Achten Sie auf die Wortwahl. Ein GoBD-Testat ist die Bescheinigung einer Prüfungsgesellschaft über eine konkrete Programmversion. Die Formulierung „GoBD-konform“ ist dagegen eine Selbstauskunft des Anbieters. Beides kann zutreffen, nur eines wurde von außen geprüft.

GoBD in der Praxis

Wer die maßgeblichen Umsatzgrenzen nicht überschreitet, weist auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und meldet keine Voranmeldungen. Auf der Rechnung ist ein Hinweis auf die Regelung erforderlich.

Warum das beim Kauf zählt: Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie den Betrag nach § 14c UStG trotzdem dem Finanzamt. Eine Software, die die Regelung als eigene Einstellung kennt, verhindert diesen Fehler zuverlässig.

Software für Kleinunternehmer

Standardkontenrahmen, die festlegen, unter welcher Nummer welche Art von Geschäftsvorfall gebucht wird. SKR03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut, SKR04 nach dem Abschlussgliederungsprinzip.

Warum das beim Kauf zählt: Ihre Steuerkanzlei arbeitet mit einem der beiden. Eine Software, die keinen deutschen Kontenrahmen mitbringt, erzeugt bei jeder Übergabe Umschlüsselungsarbeit. Genau hier scheitern internationale Produkte im deutschen Einsatz.

Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. Arbeitgeber führen die Beiträge ab und melden sie über Beitragsnachweise an die zuständigen Einzugsstellen.

Warum das beim Kauf zählt: Beitragsnachweise sind fristgebunden und werden bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung geprüft. Fehler werden rückwirkend nachgefordert, samt Säumniszuschlägen. Das ist der Hauptgrund, warum viele kleine Betriebe die Lohnabrechnung abgeben.

Eine unterjährige Anmeldung, in der Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer melden. Der Rhythmus ist monatlich oder vierteljährlich und richtet sich nach der Zahllast des Vorjahres.

Warum das beim Kauf zählt: Die Übermittlung sollte direkt aus der Software über ELSTER laufen. Achten Sie darauf, in welcher Tarifstufe diese Funktion liegt, denn sie ist bei mehreren Anbietern nicht im günstigsten Paket enthalten.

Eine gesonderte Nummer für den innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr, vergeben vom Bundeszentralamt für Steuern. Sie ist nicht mit der Steuernummer identisch.

Warum das beim Kauf zählt: Bei Geschäften mit Unternehmen im EU-Ausland ist sie Voraussetzung für die steuerfreie Lieferung und das Reverse-Charge-Verfahren. Gute Software prüft die Nummer des Geschäftspartners und dokumentiert die Abfrage, was im Streitfall Ihr Beleg ist.

Eine Dokumentation, die beschreibt, wie Belege in Ihrem Haus entstehen, erfasst, geprüft, verbucht, archiviert und gesichert werden, einschließlich der eingesetzten Systeme und der Zuständigkeiten.

Warum das beim Kauf zählt: Sie ist Teil der GoBD und wird in Betriebsprüfungen regelmäßig angefordert. Keine Software erstellt sie für Sie. Für einen kleinen Betrieb genügen zwei bis drei Seiten, aber null Seiten genügen nicht, und das ist der häufigste Mangel überhaupt.

Ein rein strukturierter XML-Datensatz ohne Sichtkomponente. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern in Deutschland ist XRechnung der verpflichtende Standard.

Warum das beim Kauf zählt: Ohne Anzeigeprogramm ist die Datei für Menschen nicht lesbar, was kein Mangel, sondern der Zweck ist. Wenn Sie an die öffentliche Hand liefern, ist die Unterstützung nicht verhandelbar.

Eine PDF/A-3-Datei, in die derselbe strukturierte Datensatz eingebettet ist, den auch die XRechnung transportiert. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest das XML.

Warum das beim Kauf zählt: Ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 erfüllt ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung. Achten Sie in Produktangaben auf die Versionsnummer, denn ältere Fassungen genügen nicht.

Eine Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte sonstige Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten.

Warum das beim Kauf zählt: Wenn Sie regelmäßig ins EU-Ausland liefern oder leisten, sollte die Software die Meldung erzeugen und über ELSTER übermitteln können. Sonst ist es eine wiederkehrende Handarbeit mit Fristbindung.