Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nimmt Ihnen die Umsatzsteuer ab und legt Ihnen dafür eine Formvorschrift auf: Auf Ihren Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein, und es gehört ein Hinweis auf die Regelung darauf. Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie den Betrag dem Finanzamt trotzdem, nach § 14c UStG.
Eine Software, die das kennt, verhindert diesen Fehler von allein. Eine, die es nicht kennt, produziert ihn zuverlässig. Zusätzlich sollten Sie darauf achten, wie das Programm reagiert, wenn Sie die Umsatzgrenze überschreiten, denn dann wechseln Sie mitten im Betrieb in die Regelbesteuerung.
Worauf Sie bei Buchhaltungssoftware achten sollten
Fangen Sie bei der GoBD an. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass Buchungen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und zehn Jahre lang lesbar bleiben. Anbieter werben mit GoBD-Testaten von Prüfungshäusern, ein Testat ist eine deutlich stärkere Aussage als die Selbstauskunft „GoBD-konform“, und die beiden sollten Sie nicht verwechseln.
Der zweite Punkt ist DATEV. Für einen großen Teil des Mittelstands entscheidet nicht das Unternehmen, sondern die Steuerkanzlei: Wenn die Kanzlei DATEV verlangt, ist die Frage nach der Schnittstelle wichtiger als jede Funktionsliste. Prüfen Sie außerdem, ob es sich um eine echte Schnittstelle oder nur um einen Dateiexport handelt.
Drittens die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen strukturierte Rechnungen im inländischen B2B empfangen können; die Pflicht zum Versand greift je nach Umsatz gestaffelt ab 2027 und 2028. Empfang und Versand sind getrennte Fähigkeiten, und viele Produkte können das eine und nicht das andere.
Und viertens die Frage, ob Sie eine EÜR oder eine Bilanz brauchen. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende rechnen mit der Einnahmenüberschussrechnung ab, eine GmbH braucht doppelte Buchführung. Ein Produkt, das nur EÜR kann, scheidet für eine GmbH aus, unabhängig davon, wie gut es sonst ist.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. Lexware Office (lexoffice)
Lexware Office kennt die Kleinunternehmerregelung als eigene Einstellung. Rechnungen entstehen ohne Steuerausweis und mit dem korrekten Hinweistext, ohne dass Sie ihn selbst formulieren. Wächst der Betrieb später über die Grenze, bleiben Sie im selben Produkt und schalten um.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung von Haufe-Lexware für Selbstständige und kleine Betriebe, mit ELSTER-Übermittlung und DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von S zu 7,90 €, M zu 12,90 €, L zu 21,90 € und XL zu 32,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Direkte ELSTER-Übermittlung
- DATEV-Export für die Steuerkanzlei
- Belegerkennung mit Vorkontierung
Zu bedenken: für den späteren Wechsel in die Regelbesteuerung brauchen Sie eine höhere Tarifstufe.
Zum ausführlichen Test von Lexware Office (lexoffice) →
2. sevDesk
sevDesk bildet die Regelung ebenso sauber ab und bringt zusätzlich die Belegerkennung mit. Bemerkenswert ist der kostenlose Tarif: Für einen Nebenerwerb mit wenigen Rechnungen im Monat reicht er tatsächlich aus, und er ist keine Testphase.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung aus Offenburg für Selbstständige und kleine Unternehmen, mit automatischer Belegerkennung, ELSTER-Anbindung und DATEV-Export. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Kostenlos zu kostenlos, Rechnung zu 11,90 €, Buchhaltung zu 25,90 € und Buchhaltung Pro zu 34,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Starke automatische Belegerkennung
- ELSTER-Übermittlung direkt aus dem Programm
- Wechsel von EÜR zur Bilanz ohne Produktwechsel
Zu bedenken: der dauerhaft kostenlose Tarif ist auf drei Rechnungen im Monat begrenzt.
Zum ausführlichen Test von sevDesk →
3. Collmex
Collmex bietet für Rechnung und Buchhaltung dauerhaft kostenlose Stufen und darüber Tarife im einstelligen Eurobereich. Für einen Kleinunternehmer, der bewusst wenig ausgeben will, ist das die sachlich günstigste Antwort im Markt.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Software für Buchhaltung, Rechnung und Warenwirtschaft. Wird seit Jahren von einem kleinen Team in Deutschland entwickelt und ist modular nach Bedarf buchbar. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Rechnung free zu kostenlos, Rechnung basic zu 8,95 €, Buchhaltung light zu 8,95 €, Buchhaltung basic zu 11,95 €, Komplettpaket basic zu 16,95 €, Komplettpaket plus zu 24,95 €, Komplettpaket pro zu 46,95 € und Verein zu 13,95 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Dauerhaft kostenlose Einstiegsstufen
- Eigener Tarif für Vereine
- Sehr günstige Komplettpakete
Zu bedenken: die Oberfläche ist gewöhnungsbedürftig und erklärt wenig von selbst.
Zum ausführlichen Test von Collmex →
4. Papierkram
Wer als Kleinunternehmer Stunden abrechnet, bekommt bei Papierkram Zeiterfassung und Rechnung im selben System und daneben eine kostenlose Einstiegsstufe. Für nebenberufliche Beratung oder Gestaltung ist das ein sehr praktischer Zuschnitt.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Buchhaltung mit integrierter Projekt- und Zeiterfassung, gedacht für Freiberufler und kleine Agenturen, die nach Stunden abrechnen. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Free zu kostenlos, S zu 12,90 €, M zu 24,90 € und L zu 49,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Zeiterfassung und Buchhaltung in einem System
- Projektbezogene Auswertung der Rentabilität
- Anbieter und Hosting in Deutschland
Zu bedenken: ohne Warenwirtschaft, für Handel ungeeignet.
Zum ausführlichen Test von Papierkram →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| Lexware Office (lexoffice) | Beste Gesamtwahl | Ab 7,90 € / Monat | Neu |
| sevDesk | Beste Wahl bei vielen Belegen | Ab 11,90 € / Monat | Neu |
| Collmex | Günstigster Einstieg | Ab 8,95 € / Monat | Neu |
| Papierkram | Beste Wahl für Dienstleister | Ab 12,90 € / Monat | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
Cloud-Buchhaltung für ein kleines deutsches Unternehmen bewegt sich üblicherweise im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Monat, netto und zzgl. 19 % MwSt. Einstiegstarife decken Rechnungsstellung und EÜR ab, mittlere Stufen bringen doppelte Buchführung, Bankanbindung und den DATEV-Export, und obere Stufen ergänzen Lager, Mehrwährungsfähigkeit oder mehrere Mandanten.
Die Zahl, auf die es ankommt, ist nicht der beworbene Einstiegspreis, sondern der Tarif, in dem die Funktionen liegen, die Sie tatsächlich brauchen, bei praktisch allen Anbietern hängen DATEV-Export und doppelte Buchführung an einer höheren Stufe. Rechnen Sie außerdem die Kosten der Steuerkanzlei mit: Eine Software, die der Kanzlei Arbeit abnimmt, kann sich über deren Rechnung bezahlt machen, auch wenn sie im Abonnement teurer ist.
Unser Fazit
Für die meisten Kleinunternehmer ist die Entscheidung unspektakulär: Lexware Office oder sevDesk, je nachdem, ob Ihnen die glattere Bedienung oder die bessere Belegerkennung wichtiger ist. Beide kennen die Regelung, beide wachsen mit, und beide kosten weniger als eine Stunde Beratung im Jahr.
Denken Sie beim Kauf an den Tag, an dem Sie die Grenze überschreiten. Der Wechsel in die Regelbesteuerung ist innerhalb eines Produkts eine Einstellung und zwischen zwei Produkten ein Umzug. Wählen Sie deshalb ein Programm, das die Regelbesteuerung ebenfalls beherrscht, auch wenn Sie sie heute nicht brauchen.
Häufige Fragen
Welche Umsatzgrenzen gelten für die Kleinunternehmerregelung?
Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres und die Erwartung für das laufende Jahr. Die Beträge wurden zuletzt angehoben, und die genaue Schwelle sollten Sie mit Ihrer Steuerkanzlei für Ihr konkretes Jahr abklären, weil sie sich mehrfach geändert hat.
Was muss auf einer Kleinunternehmerrechnung stehen?
Alle üblichen Pflichtangaben nach § 14 UStG, jedoch ohne Steuersatz und Steuerbetrag, dafür mit einem Hinweis auf die Anwendung des § 19 UStG. Die gängigen deutschen Programme setzen diesen Hinweis automatisch.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen im inländischen B2B gilt seit dem 1. Januar 2025 unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. Von der Pflicht zum Versand sind Kleinunternehmer dagegen befreit.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
