Kaum ein Begriff wird im deutschen Softwaremarketing so oft verwendet und so selten erklärt wie GoBD. Ausgeschrieben sind es die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das beschreibt, wie digitale Buchführung auszusehen hat.
Für Sie sind vier Anforderungen entscheidend: Buchungen müssen unveränderbar sein, jede Änderung muss nachvollziehbar bleiben, die Aufzeichnungen müssen vollständig und zeitgerecht erfolgen, und alles muss zehn Jahre lang maschinell auswertbar bleiben. Dazu kommt eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege bei Ihnen durch das Haus laufen. Genau diese fehlt bei den meisten Betrieben, und genau danach wird in Prüfungen gefragt.
Worauf Sie bei Buchhaltungssoftware achten sollten
Fangen Sie bei der GoBD an. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass Buchungen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und zehn Jahre lang lesbar bleiben. Anbieter werben mit GoBD-Testaten von Prüfungshäusern, ein Testat ist eine deutlich stärkere Aussage als die Selbstauskunft „GoBD-konform“, und die beiden sollten Sie nicht verwechseln.
Der zweite Punkt ist DATEV. Für einen großen Teil des Mittelstands entscheidet nicht das Unternehmen, sondern die Steuerkanzlei: Wenn die Kanzlei DATEV verlangt, ist die Frage nach der Schnittstelle wichtiger als jede Funktionsliste. Prüfen Sie außerdem, ob es sich um eine echte Schnittstelle oder nur um einen Dateiexport handelt.
Drittens die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen strukturierte Rechnungen im inländischen B2B empfangen können; die Pflicht zum Versand greift je nach Umsatz gestaffelt ab 2027 und 2028. Empfang und Versand sind getrennte Fähigkeiten, und viele Produkte können das eine und nicht das andere.
Und viertens die Frage, ob Sie eine EÜR oder eine Bilanz brauchen. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende rechnen mit der Einnahmenüberschussrechnung ab, eine GmbH braucht doppelte Buchführung. Ein Produkt, das nur EÜR kann, scheidet für eine GmbH aus, unabhängig davon, wie gut es sonst ist.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. DATEV Unternehmen online
Bei DATEV ist die revisionssichere Archivierung nicht ein Merkmal unter vielen, sondern der Ausgangspunkt der Konstruktion. Die Aufbewahrung ist auf die zehnjährige Frist ausgelegt, die Rechenzentren stehen in Deutschland, und im Zweifel ist das die Antwort, mit der ein Prüfer am wenigsten Rückfragen hat.
Was Sie bekommen: Die Belegplattform der DATEV eG, über die Mandanten und Steuerberatung dieselben Daten sehen. Kein klassisches Buchhaltungsprogramm, sondern das Bindeglied zur Kanzlei. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Direkte Anbindung an die Steuerkanzlei
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Rechenzentren in Deutschland
Zu bedenken: Zugang und Kosten hängen von der Kanzlei ab, ein Produkt für den Alleingang ist es nicht.
Zum ausführlichen Test von DATEV Unternehmen online →
2. sevDesk
sevDesk führt ein GoBD-konformes Belegarchiv und protokolliert Änderungen, ohne dass Sie sich damit beschäftigen müssen. Für Betriebe, die ihre Ordnung bisher aus Ordnern und Ablagefächern bezogen haben, ist der Umstieg hier am kürzesten.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung aus Offenburg für Selbstständige und kleine Unternehmen, mit automatischer Belegerkennung, ELSTER-Anbindung und DATEV-Export. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Kostenlos zu kostenlos, Rechnung zu 11,90 €, Buchhaltung zu 25,90 € und Buchhaltung Pro zu 34,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Starke automatische Belegerkennung
- ELSTER-Übermittlung direkt aus dem Programm
- Wechsel von EÜR zur Bilanz ohne Produktwechsel
Zu bedenken: wichtige Funktionen liegen oberhalb des Einstiegstarifs.
Zum ausführlichen Test von sevDesk →
3. Lexware Office (lexoffice)
Bemerkenswert bei Lexware Office ist, dass bereits die günstigste Stufe das GoBD-Belegarchiv enthält. Wer zunächst nur Belege ordentlich sammeln will, bevor die eigentliche Buchhaltung dazukommt, findet hier den günstigsten sauberen Einstieg.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung von Haufe-Lexware für Selbstständige und kleine Betriebe, mit ELSTER-Übermittlung und DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von S zu 7,90 €, M zu 12,90 €, L zu 21,90 € und XL zu 32,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Direkte ELSTER-Übermittlung
- DATEV-Export für die Steuerkanzlei
- Belegerkennung mit Vorkontierung
Zu bedenken: die Buchhaltungsfunktionen selbst liegen erst in der Stufe L.
Zum ausführlichen Test von Lexware Office (lexoffice) →
4. BuchhaltungsButler
Die GoBD verlangen zeitgerechte Erfassung, und daran scheitern Betriebe seltener aus Unwillen als aus Aufschub. BuchhaltungsButler ordnet Beleg und Zahlung weitgehend automatisch zu, wodurch der Rückstand gar nicht erst entsteht.
Was Sie bekommen: Deutsche Buchhaltungssoftware, deren Schwerpunkt auf der automatischen Zuordnung von Belegen zu Zahlungen liegt. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Light zu 3,90 €, Smart zu 9,95 €, Premium zu 19,95 €, E-Commerce zu 9,95 € und Vereine zu 14,95 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Automatische Zuordnung von Beleg und Zahlung
- Auf laufende Buchführung ausgelegt, nicht auf Rechnungsstellung
Zu bedenken: verlangt mehr buchhalterisches Vorwissen als die Marktführer.
Zum ausführlichen Test von BuchhaltungsButler →
5. WISO MeinBüro
Nicht jeder Betrieb will steuerlich relevante Daten in einer fremden Cloud wissen. WISO MeinBüro gibt es als vollwertige Desktop-Anwendung, womit die Datenhaltung im eigenen Haus bleibt, ohne dass Sie auf Konformität verzichten.
Was Sie bekommen: Kaufmännische Software von Buhl Data, wahlweise als Cloud-Anwendung oder als Desktop-Programm. Deckt Rechnung, Buchhaltung, Auftragsabwicklung und Warenwirtschaft ab. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Web XS zu 9,00 €, Web S zu 19,00 €, Web M zu 39,00 €, Web L zu 99,00 € und Desktop zu 14,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Wahl zwischen Cloud und eigenem Rechner
- Einstiegstarife nach Jahresumsatz gestaffelt
- Ausbaubar bis zur Warenwirtschaft
Zu bedenken: Cloud- und Desktop-Fassung unterscheiden sich im Funktionsumfang, das ist vorab zu prüfen.
Zum ausführlichen Test von WISO MeinBüro →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| DATEV Unternehmen online | Beste Archivierung | Preis auf Anfrage | Neu |
| sevDesk | Beste Balance aus Komfort und Konformität | Ab 11,90 € / Monat | Neu |
| Lexware Office (lexoffice) | Bestes Belegarchiv im Einstieg | Ab 7,90 € / Monat | Neu |
| BuchhaltungsButler | Beste automatische Zuordnung | Ab 3,90 € / Monat | Neu |
| WISO MeinBüro | Beste Wahl bei Daten im eigenen Haus | Ab 9,00 € / Monat | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
Cloud-Buchhaltung für ein kleines deutsches Unternehmen bewegt sich üblicherweise im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Monat, netto und zzgl. 19 % MwSt. Einstiegstarife decken Rechnungsstellung und EÜR ab, mittlere Stufen bringen doppelte Buchführung, Bankanbindung und den DATEV-Export, und obere Stufen ergänzen Lager, Mehrwährungsfähigkeit oder mehrere Mandanten.
Die Zahl, auf die es ankommt, ist nicht der beworbene Einstiegspreis, sondern der Tarif, in dem die Funktionen liegen, die Sie tatsächlich brauchen, bei praktisch allen Anbietern hängen DATEV-Export und doppelte Buchführung an einer höheren Stufe. Rechnen Sie außerdem die Kosten der Steuerkanzlei mit: Eine Software, die der Kanzlei Arbeit abnimmt, kann sich über deren Rechnung bezahlt machen, auch wenn sie im Abonnement teurer ist.
Unser Fazit
Achten Sie auf die Wortwahl der Anbieter. Ein GoBD-Testat ist eine Bescheinigung einer Prüfungsgesellschaft über eine konkrete Programmversion. Die Formulierung GoBD-konform ist dagegen eine Selbstauskunft. Beides kann zutreffen, aber nur eines davon hat jemand von außen geprüft.
Und der Punkt, der in fast jeder Beratung untergeht: Keine Software macht Ihre Buchführung allein ordnungsmäßig. Sie brauchen zusätzlich eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung, wie Belege bei Ihnen entstehen, erfasst, geprüft und abgelegt werden. Zwei Seiten reichen für einen kleinen Betrieb aus. Null Seiten reichen nicht.
Häufige Fragen
Ist eine Excel-Tabelle GoBD-konform?
In aller Regel nicht. Eine Tabellenkalkulation lässt Änderungen ohne Protokoll zu, womit die geforderte Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit nicht gegeben ist. Für Nebenrechnungen ist sie zulässig, als führendes Buchhaltungssystem nicht.
Muss ich Papierbelege aufheben, wenn ich sie digitalisiere?
Nach ersetzendem Scannen dürfen Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden, sofern der Scanprozess in Ihrer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Ausgenommen sind Unterlagen, die im Original aufbewahrungspflichtig sind, etwa Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine schriftliche Beschreibung Ihrer buchhalterischen Abläufe: welche Belege wie ins Haus kommen, wer sie erfasst, welche Systeme beteiligt sind, wie archiviert und wie gesichert wird. Sie ist Teil der GoBD und wird in Betriebsprüfungen regelmäßig angefordert.
Sind ausländische Anbieter wie Xero GoBD-konform?
Xero, QuickBooks und FreshBooks führen für den deutschen Markt kein GoBD-Testat. Damit ist eine Buchführung nicht automatisch unordentlich, aber Sie tragen die Begründungslast in einer Prüfung allein, und ELSTER sowie DATEV fehlen ohnehin.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
