E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen im inländischen B2B empfangen können. Die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt bis 2028. Was das konkret bedeutet, und welche Software es beherrscht.
Was wann gilt
Seit 1. Januar 2025
gilt bereitsEmpfang ist Pflicht
Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen entgegennehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür technisch, verarbeiten muss man sie aber auch.
Bis 31. Dezember 2026
gilt bereitsÜbergangsfrist für den Versand
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen im B2B weiterhin versendet werden, sofern die empfangende Seite zustimmt.
Ab 1. Januar 2027
kommtVersandpflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, müssen im inländischen B2B strukturiert fakturieren.
Ab 1. Januar 2028
kommtVersandpflicht für alle
Die Übergangsregelungen laufen aus. Die Pflicht zum strukturierten Versand gilt dann unabhängig vom Umsatz.
Die beiden Formate
Reines XML
XRechnung
Ein XML-Datensatz ohne Sichtkomponente. Verpflichtender Standard gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Ohne Anzeigeprogramm für Menschen nicht lesbar, was kein Mangel ist, sondern der Zweck: die Rechnung wird maschinell verarbeitet.
Hybrid aus PDF und XML
ZUGFeRD
Eine PDF/A-3-Datei, in die derselbe strukturierte Datensatz eingebettet ist. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest das XML. Ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 erfüllt ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen.
Software, die E-Rechnungen beherrscht
Aus unseren getesteten Produkten. Empfangen können inzwischen fast alle, entscheidend ist der strukturierte Versand.
| Produkt | Empfang | Versand | Formate | Note |
|---|---|---|---|---|
 sevDesk | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung | 4,2 |
 Sage 50 Handwerk | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung, ZUGFeRD 2.1 | 4,2 |
 Lexware Office (lexoffice) | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung | 4,2 |
 Sage 50 | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung, ZUGFeRD 2.3 | 4,0 |
 Sage 100 | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung | 4,0 |
 Sage X3 | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung | 4,0 |
 Sage Operations | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung | 4,0 |
 WISO MeinBüro | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung, ZUGFeRD 2.3 | 3,9 |
 weclapp | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung | 3,9 |
 SAP Business One | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung | 3,9 |
 Sage Active | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | XRechnung, ZUGFeRD 2.3 | 3,8 |
 Xentral | Empfang unterstützt | Versand unterstützt | — | 3,8 |
Häufige Fragen
- Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
- Nein. Eine per E-Mail versendete PDF-Datei gilt seit 2025 als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Erst ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, erfüllt die Anforderung.
- Gilt die Pflicht auch gegenüber Privatkunden?
- Nein. Die Regelung betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen bleiben davon unberührt.
- Was ist mit Kleinbetragsrechnungen?
- Rechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Empfangen können muss man E-Rechnungen dennoch.
- Und Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
- Kleinunternehmer sind vom Versand strukturierter Rechnungen befreit. Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt aber auch für sie.
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