Mit der Eintragung ins Handelsregister ändert sich Ihre Buchhaltung grundlegend. Eine GmbH oder UG ist nach § 238 HGB buchführungspflichtig, rechnet also doppelt und schließt das Jahr mit einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung ab. Die Einnahmenüberschussrechnung, mit der viele Gründer angefangen haben, ist ab diesem Punkt keine zulässige Option mehr.
Praktisch heißt das: Ein Teil der beliebten Cloud-Tarife scheidet aus, und zwar nicht wegen fehlender Bequemlichkeit, sondern weil die Funktion nicht enthalten ist. Wir haben geprüft, welche Produkte doppelte Buchführung tatsächlich beherrschen, wie sauber die Übergabe an die Steuerkanzlei läuft und ab welcher Stufe die jeweiligen Anbieter das freischalten.
Worauf Sie bei Buchhaltungssoftware achten sollten
Fangen Sie bei der GoBD an. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass Buchungen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und zehn Jahre lang lesbar bleiben. Anbieter werben mit GoBD-Testaten von Prüfungshäusern, ein Testat ist eine deutlich stärkere Aussage als die Selbstauskunft „GoBD-konform“, und die beiden sollten Sie nicht verwechseln.
Der zweite Punkt ist DATEV. Für einen großen Teil des Mittelstands entscheidet nicht das Unternehmen, sondern die Steuerkanzlei: Wenn die Kanzlei DATEV verlangt, ist die Frage nach der Schnittstelle wichtiger als jede Funktionsliste. Prüfen Sie außerdem, ob es sich um eine echte Schnittstelle oder nur um einen Dateiexport handelt.
Drittens die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen strukturierte Rechnungen im inländischen B2B empfangen können; die Pflicht zum Versand greift je nach Umsatz gestaffelt ab 2027 und 2028. Empfang und Versand sind getrennte Fähigkeiten, und viele Produkte können das eine und nicht das andere.
Und viertens die Frage, ob Sie eine EÜR oder eine Bilanz brauchen. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende rechnen mit der Einnahmenüberschussrechnung ab, eine GmbH braucht doppelte Buchführung. Ein Produkt, das nur EÜR kann, scheidet für eine GmbH aus, unabhängig davon, wie gut es sonst ist.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. DATEV Unternehmen online
Wenn Ihre Steuerkanzlei den Jahresabschluss erstellt, und bei einer GmbH ist das der Normalfall, dann ist die Frage nach dem Datenweg wichtiger als die nach der Oberfläche. DATEV Unternehmen online lässt Sie Belege erfassen und die Kanzlei auf demselben Bestand buchen. Rückfragen laufen am Beleg statt per E-Mail, und der Abschluss wird spürbar kürzer.
Was Sie bekommen: Die Belegplattform der DATEV eG, über die Mandanten und Steuerberatung dieselben Daten sehen. Kein klassisches Buchhaltungsprogramm, sondern das Bindeglied zur Kanzlei. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Direkte Anbindung an die Steuerkanzlei
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Rechenzentren in Deutschland
Zu bedenken: kein eigenständiges Buchhaltungsprogramm, und der Zugang läuft praktisch immer über die Kanzlei.
Zum ausführlichen Test von DATEV Unternehmen online →
2. Sage 50
Sage 50 bringt eine vollwertige Finanzbuchhaltung inklusive Bilanz mit, nicht als Zusatzmodul, sondern eingebaut. Für eine GmbH mit Warenfluss ist das die naheliegende Wahl, weil Warenwirtschaft und Buchhaltung nicht auf zwei Systeme verteilt werden müssen. Offene Posten, Mahnwesen und Kostenstellen sind vorhanden.
Was Sie bekommen: Die kaufmännische Komplettlösung von Sage für kleine und mittlere Betriebe. Läuft lokal, gleicht sich aber mit der Cloud ab, und deckt Auftragsabwicklung, Lager und Finanzbuchhaltung in einem System ab. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Standard (ab 1 Arbeitsplatz, Jahresabrechnung) zu 30,00 €, Comfort (ab 2 Arbeitsplätzen, Jahresabrechnung) zu 35,00 € und Professional (ab 3 Arbeitsplätzen, Jahresabrechnung) zu 40,00 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Warenwirtschaft und Buchhaltung in einem System
- Ausgereifte DATEV-Anbindung
- Betrieb auf eigenem Server möglich
Zu bedenken: die Einarbeitung ist erheblich, und abgerechnet wird je Arbeitsplatz.
Zum ausführlichen Test von Sage 50 →
3. Lexware Office (lexoffice)
Für eine kleine GmbH ohne Lager reicht Lexware Office aus, sofern Sie den richtigen Tarif wählen. Ab der Stufe L stehen Buchhaltung, GuV und BWA sowie die Übermittlung an ELSTER zur Verfügung, und die Kanzlei bekommt ihren eigenen Zugang.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung von Haufe-Lexware für Selbstständige und kleine Betriebe, mit ELSTER-Übermittlung und DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von S zu 7,90 €, M zu 12,90 €, L zu 21,90 € und XL zu 32,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Direkte ELSTER-Übermittlung
- DATEV-Export für die Steuerkanzlei
- Belegerkennung mit Vorkontierung
Zu bedenken: die doppelte Buchführung liegt in der Stufe L, der beworbene Einstiegspreis führt hier in die Irre.
Zum ausführlichen Test von Lexware Office (lexoffice) →
4. Collmex
Collmex kann doppelte Buchführung ab nicht einmal zwölf Euro im Monat, was im Markt konkurrenzlos ist. Wer im Haus jemanden mit buchhalterischem Vorwissen hat, bekommt hier sehr viel Substanz für sehr wenig Geld.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Software für Buchhaltung, Rechnung und Warenwirtschaft. Wird seit Jahren von einem kleinen Team in Deutschland entwickelt und ist modular nach Bedarf buchbar. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Rechnung free zu kostenlos, Rechnung basic zu 8,95 €, Buchhaltung light zu 8,95 €, Buchhaltung basic zu 11,95 €, Komplettpaket basic zu 16,95 €, Komplettpaket plus zu 24,95 €, Komplettpaket pro zu 46,95 € und Verein zu 13,95 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Dauerhaft kostenlose Einstiegsstufen
- Eigener Tarif für Vereine
- Sehr günstige Komplettpakete
Zu bedenken: die Bedienung folgt der Fachsprache der Buchhaltung und ist für Einsteiger unfreundlich.
Zum ausführlichen Test von Collmex →
5. Sage Intacct
Sobald aus einer GmbH eine Gruppe wird, ändert sich die Aufgabe. Sage Intacct konsolidiert mehrere Gesellschaften automatisiert und wertet über Dimensionen wie Standort, Projekt oder Abteilung aus, statt den Kontenplan immer weiter zu verästeln.
Was Sie bekommen: Die cloudbasierte Finanzmanagement-Software von Sage für serviceorientierte Unternehmen, die wachsen. Stark bei mehreren Gesellschaften, Dimensionen und Konsolidierung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Sage Intacct (Kernfunktionen) zu 1.390,00 € und Erweiterungen (Zusatzmodule) zu einem Preis auf Anfrage pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Konsolidierung mehrerer Gesellschaften in Sekunden
- Mehrdimensionale Auswertung statt verästeltem Kontenplan
- Sage AI Copilot bereits enthalten
Zu bedenken: kein Listenpreis, Einführung nur über Partner, und für eine einzelne GmbH deutlich überdimensioniert.
Zum ausführlichen Test von Sage Intacct →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| DATEV Unternehmen online | Beste Anbindung an die Kanzlei | Preis auf Anfrage | Neu |
| Sage 50 | Beste Tiefe im eigenen Haus | Ab 30,00 € / Monat | Neu |
| Lexware Office (lexoffice) | Beste Cloud-Wahl für kleine GmbHs | Ab 7,90 € / Monat | Neu |
| Collmex | Günstigste Bilanzfähigkeit | Ab 8,95 € / Monat | Neu |
| Sage Intacct | Beste Wahl bei mehreren Gesellschaften | Ab 1.390,00 € / Monat | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
Cloud-Buchhaltung für ein kleines deutsches Unternehmen bewegt sich üblicherweise im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Monat, netto und zzgl. 19 % MwSt. Einstiegstarife decken Rechnungsstellung und EÜR ab, mittlere Stufen bringen doppelte Buchführung, Bankanbindung und den DATEV-Export, und obere Stufen ergänzen Lager, Mehrwährungsfähigkeit oder mehrere Mandanten.
Die Zahl, auf die es ankommt, ist nicht der beworbene Einstiegspreis, sondern der Tarif, in dem die Funktionen liegen, die Sie tatsächlich brauchen, bei praktisch allen Anbietern hängen DATEV-Export und doppelte Buchführung an einer höheren Stufe. Rechnen Sie außerdem die Kosten der Steuerkanzlei mit: Eine Software, die der Kanzlei Arbeit abnimmt, kann sich über deren Rechnung bezahlt machen, auch wenn sie im Abonnement teurer ist.
Unser Fazit
Die ehrliche Antwort für die meisten GmbHs lautet: Die Software folgt der Kanzlei, nicht umgekehrt. Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV, sparen Sie sich viel Abstimmung, wenn Sie im selben Ökosystem bleiben. Führen Sie die laufende Buchhaltung dagegen selbst und bewegen Sie Ware, ist Sage 50 die funktional stärkere Antwort.
Achten Sie in jedem Fall auf die Tarifstufe. Bei praktisch allen Cloud-Anbietern liegen doppelte Buchführung und DATEV-Export nicht im Einstiegspaket. Wer mit dem beworbenen Preis kalkuliert, kalkuliert an der eigenen Rechtsform vorbei.
Häufige Fragen
Darf eine GmbH mit der Einnahmenüberschussrechnung arbeiten?
Nein. Kapitalgesellschaften sind nach § 238 HGB zur doppelten Buchführung verpflichtet und schließen mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ab, unabhängig von Umsatz oder Gewinn.
Brauche ich für die GmbH zwingend DATEV?
Vorgeschrieben ist DATEV nicht. Faktisch entscheidet aber Ihre Steuerkanzlei: Läuft sie auf DATEV, ist ein Produkt mit sauberer Übergabe erheblich günstiger im laufenden Betrieb, weil die Kanzlei weniger Aufbereitungszeit berechnet.
Was kostet die Buchhaltung einer kleinen GmbH im Jahr?
Die Software ist der kleinere Posten. Rechnen Sie mit einem mittleren zweistelligen Betrag im Monat für ein bilanzfähiges Programm und daneben mit dem Honorar der Kanzlei für Abschluss und Steuererklärungen, das sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung bemisst.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
