Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 ist klargestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Die Diskussion, ob das kommt, ist damit beendet. Offen ist nur noch, wie Sie es umsetzen.
Wichtig für die Auswahl: Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer, nicht nur die Summe am Monatsende. Eine Excel-Liste, die jemand rückwirkend ausfüllt, erfüllt das nicht sinnvoll. Wir haben deshalb danach sortiert, wie beiläufig die Erfassung im Arbeitsalltag gelingt, denn ein System, das niemand bedient, erfüllt die Pflicht auch nicht.
Worauf Sie bei HR-Software achten sollten
Die Grundlage ist immer dieselbe: digitale Personalakte, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung und korrekt abgebildete deutsche Abwesenheitsarten. Wenn ein Werkzeug die Urlaubstabelle nicht überflüssig macht, ist alles andere gleichgültig.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung ist die systematische Erfassung der Arbeitszeit für deutsche Arbeitgeber verpflichtend. Prüfen Sie deshalb konkret, wie ein Produkt Zeiterfassung löst, und nicht nur, ob es das Wort auf der Produktseite verwendet.
Der wichtigste Punkt zur Erwartungssteuerung: Die meisten HR-Plattformen rechnen nicht selbst ab. Sie bereiten die Lohnabrechnung vor und übergeben an die Kanzlei oder an ein Abrechnungssystem, üblicherweise über einen DATEV-Export. Wer eine vollständige Lohnabrechnung erwartet, kauft die falsche Produktkategorie.
Achten Sie zuletzt auf das Preismodell. Pro-Kopf-Preise sind bei zehn Personen günstig und bei hundert nicht mehr; rechnen Sie mit der Größe, die Sie in zwei Jahren haben.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. Personio
Personio ist im deutschen Mittelstand der Bezugspunkt und deckt Zeiterfassung als Teil der Personalarbeit ab, nicht als angeflanschte Nebenfunktion. Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Personalakte hängen zusammen, was die Auswertung für den Betriebsrat deutlich vereinfacht.
Was Sie bekommen: HR-Software für den Mittelstand: digitale Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und vorbereitende Lohnabrechnung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Vorbereitende Lohnabrechnung für Kanzlei oder Abrechnungssystem
- Zeiterfassung nach dem Arbeitszeiturteil
- Bewerbermanagement bereits enthalten
Zu bedenken: Preis auf Anfrage, und für sehr kleine Teams ist der Funktionsumfang überdimensioniert.
Zum ausführlichen Test von Personio →
2. Factorial
Factorial ist zugänglicher und für Teams gedacht, die keine eigene Personalabteilung haben. Die Erfassung gelingt in wenigen Klicks am Handy, und genau das entscheidet über die Akzeptanz in der Belegschaft.
Was Sie bekommen: HR-Software mit Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung, ausgelegt auf kleinere Unternehmen. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Schnelle Einführung ohne großes Projekt
- Für kleinere Teams ausgelegt
Zu bedenken: in der Tiefe der Auswertungen bleibt es hinter Personio zurück.
Zum ausführlichen Test von Factorial →
3. Sage HR
Sage HR beginnt bei viereinhalb Euro je Person und Monat und lässt Sie die Zeiterfassung als Modul dazubuchen. Wer nur die Pflicht erfüllen und nicht die gesamte Personalarbeit umstellen will, fährt hier am günstigsten.
Was Sie bekommen: Cloud-Personalsoftware von Sage für kleine und mittlere Unternehmen. Der Grundbaustein deckt die Stammdaten und Abwesenheiten ab, alles Weitere wird als Modul zugebucht. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Grundbaustein zu 4,50 €, Modul Arbeitszeittabellen zu 2,50 €, Modul Schichtplanung zu 2,50 € und Modul Ausgaben zu 1,50 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Modularer Aufbau, man zahlt nur Eingeschaltetes
- Günstiger Einstieg für Abwesenheitsverwaltung
- Self-Service ohne Schulung nutzbar
Zu bedenken: die Zeiterfassung ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, nicht im Grundpreis enthalten.
Zum ausführlichen Test von Sage HR →
4. rexx systems
rexx systems kommt aus dem deutschen Markt und bildet komplexe Arbeitszeitmodelle, Schichten und Betriebsvereinbarungen ab. Für Organisationen mit Betriebsrat und differenzierten Regelungen ist das die belastbarere Antwort.
Was Sie bekommen: Deutsche HR-Software mit Bewerbermanagement, Personalmanagement und Talent Management, wahlweise als Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Starkes Bewerbermanagement mit Multiposting
- Auch im eigenen Rechenzentrum betreibbar
- Deutscher Anbieter, deutscher Support
Zu bedenken: Einführung und Konfiguration sind ein Projekt, kein Selbstbedienungsprodukt.
Zum ausführlichen Test von rexx systems →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| Personio | Beste Gesamtlösung | Preis auf Anfrage | Neu |
| Factorial | Beste Bedienung | Preis auf Anfrage | Neu |
| Sage HR | Günstigster modularer Einstieg | Ab 4,50 € | Neu |
| rexx systems | Beste Wahl für größere Organisationen | Preis auf Anfrage | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
HR-Software wird meist pro Mitarbeitendem und Monat bepreist, häufig mit einer Mindestabnahme. Das bedeutet: Was bei zwanzig Personen überschaubar wirkt, ist bei zweihundert eine relevante Position im Budget. Rechnen Sie deshalb mit der Größe, die Sie in zwei Jahren erwarten.
Kalkulieren Sie zusätzlich den Einführungsaufwand ein. Eine HR-Plattform ist kein Werkzeug, das man am Freitagnachmittag einrichtet: Stammdaten, Abwesenheitsarten, Rollen und Freigabewege müssen sauber definiert werden, sonst bildet die Software das bestehende Durcheinander nur digital ab. Und denken Sie daran, dass die Lohnabrechnung in aller Regel eine separate Kostenstelle bleibt.
Unser Fazit
Für einen Mittelständler mit Personalabteilung ist Personio die naheliegende Wahl, weil Zeiterfassung dort nicht isoliert steht. Kleinere Teams ohne HR-Funktion fahren mit Factorial oder dem Zeitmodul von Sage HR schneller und günstiger.
Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein, falls vorhanden. Die Einführung eines Systems zur Verhaltens- und Leistungskontrolle ist nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig, und eine Zeiterfassung fällt darunter. Projekte scheitern hier deutlich häufiger an ausgelassener Beteiligung als an der Technik.
Häufige Fragen
Was genau muss erfasst werden?
Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Die Aufzeichnung muss systematisch erfolgen. Die Form ist nicht vorgeschrieben, elektronisch ist aber der praktikable Weg.
Darf ich die Erfassung an die Mitarbeitenden delegieren?
Ja, die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten übertragen werden. Die Verantwortung dafür, dass sie tatsächlich und richtig erfolgt, bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Braucht die Zeiterfassung eine Betriebsvereinbarung?
Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig. Eine Betriebsvereinbarung ist der übliche und rechtssichere Weg, und sie regelt zugleich Auswertung und Zugriff, was Konflikte später vermeidet.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
