Die Personalakte ist der sensibelste Datenbestand im Unternehmen. Sie enthält Gesundheitsdaten, Vergütung, Beurteilungen und mitunter Abmahnungen, also durchweg Kategorien, bei denen ein unbedachter Zugriff Folgen hat. Digital zu führen ist sie ohne Weiteres erlaubt, aber die Anforderungen sind höher als bei einem Ordner im Schrank.
Praktisch heißt das dreierlei: differenzierte Zugriffsrechte, damit nicht jede Führungskraft alles sieht, ein nachvollziehbares Protokoll, wer wann was geöffnet hat, und ein Löschkonzept, das die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt. Danach haben wir die Produkte beurteilt.
Worauf Sie bei HR-Software achten sollten
Die Grundlage ist immer dieselbe: digitale Personalakte, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung und korrekt abgebildete deutsche Abwesenheitsarten. Wenn ein Werkzeug die Urlaubstabelle nicht überflüssig macht, ist alles andere gleichgültig.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung ist die systematische Erfassung der Arbeitszeit für deutsche Arbeitgeber verpflichtend. Prüfen Sie deshalb konkret, wie ein Produkt Zeiterfassung löst, und nicht nur, ob es das Wort auf der Produktseite verwendet.
Der wichtigste Punkt zur Erwartungssteuerung: Die meisten HR-Plattformen rechnen nicht selbst ab. Sie bereiten die Lohnabrechnung vor und übergeben an die Kanzlei oder an ein Abrechnungssystem, üblicherweise über einen DATEV-Export. Wer eine vollständige Lohnabrechnung erwartet, kauft die falsche Produktkategorie.
Achten Sie zuletzt auf das Preismodell. Pro-Kopf-Preise sind bei zehn Personen günstig und bei hundert nicht mehr; rechnen Sie mit der Größe, die Sie in zwei Jahren haben.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. Personio
Personio bildet Rollen und Zugriffsrechte fein genug ab, dass eine Führungskraft die eigenen Leute sieht und sonst nichts. Für Unternehmen mit Betriebsrat ist das der Punkt, an dem die Diskussion entweder kurz oder sehr lang wird, und Personio verkürzt sie.
Was Sie bekommen: HR-Software für den Mittelstand: digitale Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und vorbereitende Lohnabrechnung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Vorbereitende Lohnabrechnung für Kanzlei oder Abrechnungssystem
- Zeiterfassung nach dem Arbeitszeiturteil
- Bewerbermanagement bereits enthalten
Zu bedenken: Preis auf Anfrage, und der Einführungsaufwand wird regelmäßig unterschätzt.
Zum ausführlichen Test von Personio →
2. rexx systems
rexx systems ist in Deutschland entwickelt und kennt die hiesigen Erwartungen an Dokumentation, Aufbewahrung und Mitbestimmung. Wo Datenschutzbeauftragte genau hinsehen, ist das ein Vorteil, der sich in kürzeren Freigabeprozessen auszahlt.
Was Sie bekommen: Deutsche HR-Software mit Bewerbermanagement, Personalmanagement und Talent Management, wahlweise als Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Starkes Bewerbermanagement mit Multiposting
- Auch im eigenen Rechenzentrum betreibbar
- Deutscher Anbieter, deutscher Support
Zu bedenken: Konfiguration und Einführung erfordern Begleitung.
Zum ausführlichen Test von rexx systems →
3. Factorial
Für Unternehmen, die von Papier oder von einem geteilten Laufwerk kommen, ist Factorial der kürzeste Weg zu einer geordneten Akte. Dokumente liegen strukturiert bei der Person statt in Ordnerbäumen, und Beschäftigte greifen selbst auf ihre Unterlagen zu.
Was Sie bekommen: HR-Software mit Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung, ausgelegt auf kleinere Unternehmen. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Schnelle Einführung ohne großes Projekt
- Für kleinere Teams ausgelegt
Zu bedenken: weniger fein steuerbare Rechte als die beiden deutschen Anbieter.
Zum ausführlichen Test von Factorial →
4. Sage HR
Wenn es zunächst nur darum geht, Stammdaten und Dokumente an einem Ort zu haben, reicht Sage HR und kostet dabei am wenigsten. Der modulare Aufbau erlaubt es, später gezielt zu ergänzen.
Was Sie bekommen: Cloud-Personalsoftware von Sage für kleine und mittlere Unternehmen. Der Grundbaustein deckt die Stammdaten und Abwesenheiten ab, alles Weitere wird als Modul zugebucht. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Grundbaustein zu 4,50 €, Modul Arbeitszeittabellen zu 2,50 €, Modul Schichtplanung zu 2,50 € und Modul Ausgaben zu 1,50 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Modularer Aufbau, man zahlt nur Eingeschaltetes
- Günstiger Einstieg für Abwesenheitsverwaltung
- Self-Service ohne Schulung nutzbar
Zu bedenken: die Akte ist funktional schlanker, Auswertungen bleiben begrenzt.
Zum ausführlichen Test von Sage HR →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| Personio | Beste Rechteverwaltung | Preis auf Anfrage | Neu |
| rexx systems | Beste Wahl bei deutschen Anforderungen | Preis auf Anfrage | Neu |
| Factorial | Bester Einstieg für kleine Teams | Preis auf Anfrage | Neu |
| Sage HR | Günstigster Einstieg | Ab 4,50 € | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
HR-Software wird meist pro Mitarbeitendem und Monat bepreist, häufig mit einer Mindestabnahme. Das bedeutet: Was bei zwanzig Personen überschaubar wirkt, ist bei zweihundert eine relevante Position im Budget. Rechnen Sie deshalb mit der Größe, die Sie in zwei Jahren erwarten.
Kalkulieren Sie zusätzlich den Einführungsaufwand ein. Eine HR-Plattform ist kein Werkzeug, das man am Freitagnachmittag einrichtet: Stammdaten, Abwesenheitsarten, Rollen und Freigabewege müssen sauber definiert werden, sonst bildet die Software das bestehende Durcheinander nur digital ab. Und denken Sie daran, dass die Lohnabrechnung in aller Regel eine separate Kostenstelle bleibt.
Unser Fazit
Ab etwa fünfzig Beschäftigten oder sobald ein Betriebsrat besteht, ist Personio die Antwort mit den wenigsten offenen Flanken. Darunter genügt Factorial in den meisten Fällen, und wer nur ordnen und nicht auswerten will, kommt mit Sage HR am günstigsten weg.
Klären Sie unabhängig vom Produkt zwei Dinge schriftlich: wer welche Kategorie einsehen darf, und wann welche Unterlage gelöscht wird. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber sind nach kurzer Frist zu löschen, Lohnunterlagen bleiben Jahre. Ein System ohne Löschkonzept sammelt an, und Ansammlung ist bei personenbezogenen Daten kein neutraler Zustand.
Häufige Fragen
Darf die Personalakte rein digital geführt werden?
Ja. Eine gesetzliche Pflicht zur Papierform besteht nicht. Verlangt wird Vollständigkeit, Richtigkeit und der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Einzelne Dokumente mit Schriftformerfordernis, etwa Kündigungen, bleiben davon unberührt.
Haben Beschäftigte ein Recht auf Einsicht?
Ja, sowohl nach § 83 BetrVG als auch über das Auskunftsrecht aus Art. 15 DSGVO. Eine Software mit Self-Service für die eigene Akte erledigt einen Großteil dieser Anfragen von selbst.
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Das hängt vom Dokument ab. Lohnkonten und steuerlich relevante Unterlagen unterliegen langen Fristen, Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber sind dagegen zeitnah zu löschen, üblicherweise nach wenigen Monaten. Ein einheitliches Datum für alles gibt es nicht.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
