Ein Wechsel der Steuerkanzlei ist unangenehm genug, ohne dass die Buchhaltung dabei zur Geisel wird. Genau das passiert aber regelmäßig: Die Daten liegen in einem System, zu dem die alte Kanzlei den Zugang hält, und die neue Kanzlei bekommt am Ende einen Stapel PDF-Dateien statt einer auswertbaren Buchführung.
Das lässt sich vermeiden, und zwar durch die Wahl des Systems, bevor der Konflikt entsteht. Entscheidend ist, wem der Mandantenzugang gehört und ob Buchungsdaten in einem Format herausgehen, mit dem eine andere Kanzlei ohne Nacharbeit weiterarbeiten kann.
Worauf Sie bei Buchhaltungssoftware achten sollten
Fangen Sie bei der GoBD an. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass Buchungen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und zehn Jahre lang lesbar bleiben. Anbieter werben mit GoBD-Testaten von Prüfungshäusern, ein Testat ist eine deutlich stärkere Aussage als die Selbstauskunft „GoBD-konform“, und die beiden sollten Sie nicht verwechseln.
Der zweite Punkt ist DATEV. Für einen großen Teil des Mittelstands entscheidet nicht das Unternehmen, sondern die Steuerkanzlei: Wenn die Kanzlei DATEV verlangt, ist die Frage nach der Schnittstelle wichtiger als jede Funktionsliste. Prüfen Sie außerdem, ob es sich um eine echte Schnittstelle oder nur um einen Dateiexport handelt.
Drittens die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen strukturierte Rechnungen im inländischen B2B empfangen können; die Pflicht zum Versand greift je nach Umsatz gestaffelt ab 2027 und 2028. Empfang und Versand sind getrennte Fähigkeiten, und viele Produkte können das eine und nicht das andere.
Und viertens die Frage, ob Sie eine EÜR oder eine Bilanz brauchen. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende rechnen mit der Einnahmenüberschussrechnung ab, eine GmbH braucht doppelte Buchführung. Ein Produkt, das nur EÜR kann, scheidet für eine GmbH aus, unabhängig davon, wie gut es sonst ist.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. Lexware Office (lexoffice)
Bei Lexware Office gehört der Zugang Ihnen, und die Kanzlei bekommt einen kostenlosen Nebenzugang. Wechseln Sie die Kanzlei, entziehen Sie schlicht den Zugang und vergeben ihn neu. Ihre Daten bleiben, wo sie waren, und der DATEV-Export liefert der neuen Kanzlei ein Format, das sie kennt.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung von Haufe-Lexware für Selbstständige und kleine Betriebe, mit ELSTER-Übermittlung und DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von S zu 7,90 €, M zu 12,90 €, L zu 21,90 € und XL zu 32,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Direkte ELSTER-Übermittlung
- DATEV-Export für die Steuerkanzlei
- Belegerkennung mit Vorkontierung
Zu bedenken: der DATEV-Export liegt in der Stufe L, nicht im Einstieg.
Zum ausführlichen Test von Lexware Office (lexoffice) →
2. sevDesk
sevDesk folgt demselben Prinzip: Der Mandant hält das Konto, die Kanzlei arbeitet mit. Das klingt selbstverständlich, ist es im deutschen Markt aber nicht, denn beim Kanzleisystem ist es genau umgekehrt.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung aus Offenburg für Selbstständige und kleine Unternehmen, mit automatischer Belegerkennung, ELSTER-Anbindung und DATEV-Export. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Kostenlos zu kostenlos, Rechnung zu 11,90 €, Buchhaltung zu 25,90 € und Buchhaltung Pro zu 34,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Starke automatische Belegerkennung
- ELSTER-Übermittlung direkt aus dem Programm
- Wechsel von EÜR zur Bilanz ohne Produktwechsel
Zu bedenken: auch hier hängt der Export an der Tarifstufe.
Zum ausführlichen Test von sevDesk →
3. DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen online ist die reibungsloseste Zusammenarbeit und zugleich die engste Bindung. Der Zugang wird über die Kanzlei bereitgestellt, und ein Wechsel ist möglich, aber er ist ein Vorgang und keine Einstellung. Wer diese Abhängigkeit vermeiden will, sollte das vor dem Einstieg wissen.
Was Sie bekommen: Die Belegplattform der DATEV eG, über die Mandanten und Steuerberatung dieselben Daten sehen. Kein klassisches Buchhaltungsprogramm, sondern das Bindeglied zur Kanzlei. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Direkte Anbindung an die Steuerkanzlei
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Rechenzentren in Deutschland
Zu bedenken: der Zugang läuft über die Kanzlei, und genau das erschwert den Wechsel.
Zum ausführlichen Test von DATEV Unternehmen online →
4. Sage 50
Wenn die Daten auf Ihrem eigenen Server liegen, stellt sich die Frage nach dem Zugang gar nicht. Sage 50 exportiert nach DATEV, und die Buchführung bleibt körperlich in Ihrem Haus, unabhängig davon, wer sie betreut.
Was Sie bekommen: Die kaufmännische Komplettlösung von Sage für kleine und mittlere Betriebe. Läuft lokal, gleicht sich aber mit der Cloud ab, und deckt Auftragsabwicklung, Lager und Finanzbuchhaltung in einem System ab. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Standard (ab 1 Arbeitsplatz, Jahresabrechnung) zu 30,00 €, Comfort (ab 2 Arbeitsplätzen, Jahresabrechnung) zu 35,00 € und Professional (ab 3 Arbeitsplätzen, Jahresabrechnung) zu 40,00 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Warenwirtschaft und Buchhaltung in einem System
- Ausgereifte DATEV-Anbindung
- Betrieb auf eigenem Server möglich
Zu bedenken: Einarbeitung und Kosten liegen über den Cloud-Anbietern.
Zum ausführlichen Test von Sage 50 →
5. Collmex
Collmex bringt den DATEV-Export bereits in der Buchhaltungsstufe für knapp zwölf Euro mit. Für Betriebe, die vor allem Unabhängigkeit wollen und wenig zahlen möchten, ist das die pragmatische Antwort.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Software für Buchhaltung, Rechnung und Warenwirtschaft. Wird seit Jahren von einem kleinen Team in Deutschland entwickelt und ist modular nach Bedarf buchbar. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Rechnung free zu kostenlos, Rechnung basic zu 8,95 €, Buchhaltung light zu 8,95 €, Buchhaltung basic zu 11,95 €, Komplettpaket basic zu 16,95 €, Komplettpaket plus zu 24,95 €, Komplettpaket pro zu 46,95 € und Verein zu 13,95 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Dauerhaft kostenlose Einstiegsstufen
- Eigener Tarif für Vereine
- Sehr günstige Komplettpakete
Zu bedenken: die Oberfläche ist spröde, dafür ist der Export günstig zu haben.
Zum ausführlichen Test von Collmex →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| Lexware Office (lexoffice) | Beste Unabhängigkeit | Ab 7,90 € / Monat | Neu |
| sevDesk | Beste Wahl mit Kanzleizugang | Ab 11,90 € / Monat | Neu |
| DATEV Unternehmen online | Stärkste Kanzleibindung | Preis auf Anfrage | Neu |
| Sage 50 | Beste Wahl bei Daten im eigenen Haus | Ab 30,00 € / Monat | Neu |
| Collmex | Günstigste Variante mit Export | Ab 8,95 € / Monat | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
Cloud-Buchhaltung für ein kleines deutsches Unternehmen bewegt sich üblicherweise im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Monat, netto und zzgl. 19 % MwSt. Einstiegstarife decken Rechnungsstellung und EÜR ab, mittlere Stufen bringen doppelte Buchführung, Bankanbindung und den DATEV-Export, und obere Stufen ergänzen Lager, Mehrwährungsfähigkeit oder mehrere Mandanten.
Die Zahl, auf die es ankommt, ist nicht der beworbene Einstiegspreis, sondern der Tarif, in dem die Funktionen liegen, die Sie tatsächlich brauchen, bei praktisch allen Anbietern hängen DATEV-Export und doppelte Buchführung an einer höheren Stufe. Rechnen Sie außerdem die Kosten der Steuerkanzlei mit: Eine Software, die der Kanzlei Arbeit abnimmt, kann sich über deren Rechnung bezahlt machen, auch wenn sie im Abonnement teurer ist.
Unser Fazit
Die Frage, die Sie vor dem Kauf klären sollten, lautet nicht, welches Programm die schönste Oberfläche hat, sondern wem der Zugang gehört. Bei Lexware Office, sevDesk und Collmex sind Sie Inhaber und die Kanzlei ist Gast. Bei DATEV Unternehmen online ist es umgekehrt, was im laufenden Betrieb angenehm und beim Wechsel unangenehm ist.
Praktisch für den Wechsel selbst: Fordern Sie die Buchungsdaten im DATEV-Format an, nicht als PDF. Ein Kontennachweis als PDF ist ein Bild Ihrer Buchführung, kein Datenbestand, und die neue Kanzlei berechnet die Nacherfassung.
Häufige Fragen
Wem gehören meine Buchhaltungsdaten?
Ihnen. Die Kanzlei verarbeitet sie in Ihrem Auftrag und muss sie bei Mandatsende herausgeben. Streit entsteht meist nicht über das Ob, sondern über das Format, und dafür gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Formvorgabe.
Was ist der Unterschied zwischen DATEV-Export und DATEV-Schnittstelle?
Ein Export erzeugt eine Datei, die jemand einlesen muss. Eine echte Schnittstelle überträgt Buchungsdaten direkt zwischen den Systemen. Kanzleien bevorzugen die Schnittstelle, weil sie keinen manuellen Schritt enthält.
Kann ich mitten im Geschäftsjahr wechseln?
Technisch ja, sinnvoll ist meist der Jahreswechsel. Ein unterjähriger Wechsel bedeutet, dass zwei Kanzleien auf dasselbe Jahr schauen, und das erzeugt Abstimmungsaufwand, den beide berechnen.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
