Der häufigste Fehler bei der CRM-Auswahl ist, nach Funktionsumfang zu entscheiden. Ein CRM erzeugt seinen Wert ausschließlich aus gepflegten Daten, und gepflegt wird nur, was schnell zu bedienen ist. Ein System mit doppeltem Funktionsumfang, das im Team nicht ankommt, liefert schlechtere Daten als eine schlichte Liste, die alle führen.
Der zweite Punkt ist im deutschen Markt regelmäßig entscheidend: Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Kunden. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und Sie sollten wissen, wo die Daten liegen. Wo ein Betriebsrat oder ein Datenschutzbeauftragter mitredet, verkürzt ein Hosting in Deutschland die Diskussion erheblich.
Worauf Sie bei einem CRM achten sollten
Der wichtigste Faktor bei einem CRM ist die Akzeptanz. Ein System, das das Team nicht pflegt, liefert schlechtere Daten als gar kein System. Bevorzugen Sie eine schlanke Oberfläche, die zwischen zwei Telefonaten bedient wird, gegenüber einer langen Funktionsliste, die in der Vorführung beeindruckt und danach ungenutzt bleibt.
Der zweite Punkt ist im deutschen Markt regelmäßig der entscheidende: Datenschutz. Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Kunden, also brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und Sie sollten wissen, wo die Daten liegen. „Server in Deutschland“ ist hier kein Marketingdetail, sondern häufig das Kriterium, an dem sich die Auswahl entscheidet, insbesondere wenn ein Betriebsrat mitredet.
Klären Sie zuletzt, ob Sie ein fokussiertes Vertriebswerkzeug oder eine Plattform brauchen. Geht es nur um die Pipeline, ist ein reines Vertriebs-CRM günstiger und wird besser genutzt. Sollen Marketing und Service auf denselben Daten arbeiten, lohnt die Plattform.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. CentralStationCRM
CentralStationCRM ist in Deutschland entwickelt und gehostet und verzichtet bewusst auf Funktionsfülle. Genau das ist der Grund, warum es gepflegt wird: Ein Kontakt ist in Sekunden erfasst, und niemand muss vorher geschult werden. Für Betriebe, die vom Notizbuch kommen, ist das der richtige Schritt.
Was Sie bekommen: Deutsches CRM für kleine Unternehmen: Kontakte, Notizen, Aufgaben und Vertriebschancen, mit Hosting in Deutschland und AVV. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Hosting in Deutschland, AVV im Standard
- In Stunden einsatzbereit statt in Wochen
- Deutschsprachiger Support beim Hersteller
Zu bedenken: der Funktionsumfang ist bewusst schmal, für Marketingautomatisierung ist es die falsche Kategorie.
Zum ausführlichen Test von CentralStationCRM →
2. Pipedrive
Pipedrive ist konsequent auf den Verkaufsprozess gebaut. Wer eine Pipeline führt und Abschlussquoten messen will, findet hier die klarste Darstellung im Feld. Die Bedienung ist so direkt, dass Vertriebsmitarbeitende sie zwischen zwei Terminen nutzen.
Was Sie bekommen: CRM mit klarem Fokus auf die Vertriebspipeline, weit verbreitet und mit deutschsprachiger Oberfläche. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Pipeline-Ansicht, die Vertriebsteams tatsächlich pflegen
- Deutschsprachige Oberfläche
- Breites Angebot an Schnittstellen
Zu bedenken: Hosting außerhalb Deutschlands, was bei strengen internen Vorgaben eine Rolle spielt.
Zum ausführlichen Test von Pipedrive →
3. weclapp
Wenn der Vertrieb wissen muss, was der Kunde tatsächlich bestellt und bezahlt hat, hilft ein isoliertes CRM wenig. weclapp verbindet CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung in einer deutschen Cloud, womit Angebote aus echten Artikel- und Konditionsdaten entstehen.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Warenwirtschaft mit CRM, Auftragsabwicklung, Lager und Buchhaltung, mit GoBD-Ausrichtung und DATEV-Anbindung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung in einem Datenbestand
- DATEV-Anbindung und GoBD-Ausrichtung
- Hosting in Deutschland
Zu bedenken: als reines CRM überdimensioniert, Preis auf Anfrage.
Zum ausführlichen Test von weclapp →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| CentralStationCRM | Beste Wahl für den deutschen Mittelstand | Preis auf Anfrage | Neu |
| Pipedrive | Beste Vertriebspipeline | Preis auf Anfrage | Neu |
| weclapp | Beste Wahl mit Warenwirtschaft | Preis auf Anfrage | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
CRM wird fast durchgängig pro Nutzer und Monat bepreist, die Kosten skalieren also direkt mit der Teamgröße. Einstiegstarife liegen im niedrigen zweistelligen Bereich je Nutzer, Plattformen mit Marketing und Service deutlich darüber. Es gibt echte kostenlose Stufen für kleine Teams.
Weil sich der Preis mit der Kopfzahl multipliziert, lohnt sich Disziplin bei der Frage, wer wirklich welche Stufe braucht, nicht jede Person im Unternehmen benötigt den obersten Tarif. Achten Sie außerdem auf Zusatzmodule, die aus einem attraktiven Nutzerpreis schnell eine größere Rechnung machen.
Unser Fazit
Für kleine deutsche Unternehmen ohne eigenes Vertriebsteam ist CentralStationCRM die praktischste Antwort, weil es Datenschutzfragen entschärft und niedrigschwellig bleibt. Wo ein echter Vertriebsprozess mit Pipeline und Prognose geführt wird, ist Pipedrive das stärkere Werkzeug.
Führen Sie das System mit wenigen Feldern ein und erweitern Sie später. CRM-Projekte scheitern fast immer an zu vielen Pflichtfeldern zu Beginn: Das Team weicht aus, die Daten werden lückenhaft, und dann ist das Vertrauen in die Auswertungen dahin.
Häufige Fragen
Brauche ich für ein CRM einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja. Sobald ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Seriöse Anbieter stellen ihn zum Abschluss bereit, häufig direkt im Konto.
Muss das CRM in Deutschland gehostet sein?
Rechtlich zwingend ist das nicht, solange die Verarbeitung DSGVO-konform erfolgt und für Drittlandtransfers eine Grundlage besteht. Praktisch verkürzt ein Hosting in Deutschland oder der EU die interne Abstimmung erheblich.
Wie lange darf ich Kundendaten im CRM speichern?
So lange, wie ein Zweck besteht, etwa die laufende Geschäftsbeziehung, oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht greift. Danach ist zu löschen. Ein CRM ohne Löschroutine wird über die Jahre zum Datenschutzrisiko.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
