In einem CRM liegen Namen, Telefonnummern, Gesprächsnotizen und Kaufhistorien Ihrer Kunden. Das sind personenbezogene Daten, und damit ist die Auswahl in Deutschland immer auch eine Datenschutzentscheidung, regelmäßig eine, bei der ein Datenschutzbeauftragter oder ein Betriebsrat mitredet.
Der wichtigste Erfolgsfaktor bleibt trotzdem die Akzeptanz: Ein CRM, das das Team nicht pflegt, liefert schlechtere Daten als gar keines. Wir haben deshalb beides geprüft, wie gut sich ein System im Alltag anfühlt und ob Auftragsverarbeitungsvertrag und Hosting-Standort ohne Diskussion geklärt sind.
Worauf Sie bei einem CRM achten sollten
Der wichtigste Faktor bei einem CRM ist die Akzeptanz. Ein System, das das Team nicht pflegt, liefert schlechtere Daten als gar kein System. Bevorzugen Sie eine schlanke Oberfläche, die zwischen zwei Telefonaten bedient wird, gegenüber einer langen Funktionsliste, die in der Vorführung beeindruckt und danach ungenutzt bleibt.
Der zweite Punkt ist im deutschen Markt regelmäßig der entscheidende: Datenschutz. Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Kunden, also brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und Sie sollten wissen, wo die Daten liegen. „Server in Deutschland“ ist hier kein Marketingdetail, sondern häufig das Kriterium, an dem sich die Auswahl entscheidet, insbesondere wenn ein Betriebsrat mitredet.
Klären Sie zuletzt, ob Sie ein fokussiertes Vertriebswerkzeug oder eine Plattform brauchen. Geht es nur um die Pipeline, ist ein reines Vertriebs-CRM günstiger und wird besser genutzt. Sollen Marketing und Service auf denselben Daten arbeiten, lohnt die Plattform.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. CentralStationCRM
CentralStationCRM aus Köln macht bewusst weniger, und genau deshalb wird es benutzt. Ein Team ist an einem Vormittag produktiv, ohne dass jemand zum CRM-Beauftragten ernannt werden muss. Anbieter und Daten sitzen in Deutschland, der Auftragsverarbeitungsvertrag kommt ohne Diskussion.
Was Sie bekommen: Deutsches CRM für kleine Unternehmen: Kontakte, Notizen, Aufgaben und Vertriebschancen, mit Hosting in Deutschland und AVV. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Hosting in Deutschland, AVV im Standard
- In Stunden einsatzbereit statt in Wochen
- Deutschsprachiger Support beim Hersteller
Zu bedenken: Marketing-Automatisierung und tiefere Auswertungen fehlen.
Zum ausführlichen Test von CentralStationCRM →
2. weclapp
Wenn aus dem Kontakt ein Angebot, ein Auftrag und eine Lieferung wird, gehört das CRM in dasselbe System. weclapp löst das mit Hosting in Deutschland und DATEV-Anbindung auf der Buchhaltungsseite.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Warenwirtschaft mit CRM, Auftragsabwicklung, Lager und Buchhaltung, mit GoBD-Ausrichtung und DATEV-Anbindung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung in einem Datenbestand
- DATEV-Anbindung und GoBD-Ausrichtung
- Hosting in Deutschland
Zu bedenken: als vollwertiges ERP ist es für reine Vertriebsteams deutlich zu groß.
Zum ausführlichen Test von weclapp →
3. Pipedrive
Pipedrive beantwortet eine Frage besser als fast jedes andere CRM: Wo steht welcher Abschluss, und was ist der nächste Schritt? Die Pipeline ist der Kern und nicht ein Reiter unter vielen, was der Pflegedisziplin spürbar hilft.
Was Sie bekommen: CRM mit klarem Fokus auf die Vertriebspipeline, weit verbreitet und mit deutschsprachiger Oberfläche. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Pipeline-Ansicht, die Vertriebsteams tatsächlich pflegen
- Deutschsprachige Oberfläche
- Breites Angebot an Schnittstellen
Zu bedenken: über den Vertrieb hinaus wird es dünn, und Datenstandort sowie AVV sind konkret zu prüfen.
Zum ausführlichen Test von Pipedrive →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| CentralStationCRM | Beste Wahl für kleine Betriebe | Preis auf Anfrage | Neu |
| weclapp | Bestes CRM mit Warenwirtschaft | Preis auf Anfrage | Neu |
| Pipedrive | Beste Vertriebspipeline | Preis auf Anfrage | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
CRM wird fast durchgängig pro Nutzer und Monat bepreist, die Kosten skalieren also direkt mit der Teamgröße. Einstiegstarife liegen im niedrigen zweistelligen Bereich je Nutzer, Plattformen mit Marketing und Service deutlich darüber. Es gibt echte kostenlose Stufen für kleine Teams.
Weil sich der Preis mit der Kopfzahl multipliziert, lohnt sich Disziplin bei der Frage, wer wirklich welche Stufe braucht, nicht jede Person im Unternehmen benötigt den obersten Tarif. Achten Sie außerdem auf Zusatzmodule, die aus einem attraktiven Nutzerpreis schnell eine größere Rechnung machen.
Unser Fazit
Für kleine und mittlere deutsche Betriebe ist CentralStationCRM die Empfehlung, mit der am wenigsten schiefgehen kann: schnell eingeführt, tatsächlich gepflegt, Datenschutzfragen ohne Umweg geklärt. Wenn Ihr Vertrieb dagegen in Phasen und Abschlusswahrscheinlichkeiten denkt, ist Pipedrive das bessere Werkzeug, prüfen Sie dann den Auftragsverarbeitungsvertrag und den Datenstandort ausdrücklich.
Und testen Sie mit den Menschen, die täglich damit arbeiten sollen, nicht mit der Geschäftsführung. Deren Bereitschaft, das System zu pflegen, entscheidet über den Nutzen, nicht die Funktionsliste.
Das Fazit
Ein CRM steht und fällt damit, ob das Team es pflegt, alles andere ist nachrangig. Wenn Sie im deutschen Markt aber zwischen zwei etwa gleich guten Werkzeugen wählen, geben Auftragsverarbeitungsvertrag und Hosting-Standort regelmäßig den Ausschlag, und zwar zu Recht: Sie verarbeiten dort personenbezogene Daten Ihrer Kunden. Nehmen Sie beide Kandidaten in eine echte Testphase mit den Leuten, die täglich damit arbeiten sollen. Deren Bereitschaft, es zu pflegen, entscheidet über den Nutzen.
Häufige Fragen
Brauche ich für ein CRM einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja. Sobald ein Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, und genau das tut ein CRM, verlangt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Seriöse Anbieter stellen ihn ohne Nachfrage bereit. Wer erst danach suchen muss, ist ein Warnsignal.
Muss der Server in Deutschland stehen?
Rechtlich nicht zwingend: Innerhalb der EU und des EWR ist die Verarbeitung ohne zusätzliche Grundlage zulässig. Bei einer Übermittlung in die USA brauchen Sie eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO, in der Praxis Standardvertragsklauseln und häufig zusätzlich eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. „Server in Deutschland“ verkürzt die Prüfung erheblich und ist deshalb ein echtes Verkaufsargument.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Wenn das System geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, und die Aktivitätenprotokolle eines CRM sind das, greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein; nachträglich wird es aufwendiger.
Was kostet ein CRM?
Fast durchgängig pro Nutzer und Monat, die Kosten skalieren also mit der Teamgröße. Es gibt echte kostenlose Stufen für kleine Teams. Achten Sie auf Zusatzmodule, die aus einem attraktiven Nutzerpreis schnell eine größere Rechnung machen.
Die Preise wurden am 10. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
