Wer allein arbeitet, hat für die Buchhaltung keine eigene Abteilung, sondern den Sonntagabend. Genau daran sollte sich die Software messen lassen: Wie schnell ist ein Beleg erfasst, wie schnell steht die Umsatzsteuervoranmeldung, und wie oft müssen Sie nachschlagen, was ein Feld bedeutet.
Die gute Nachricht ist, dass Sie als Freiberufler oder kleiner Gewerbetreibender den einfacheren Teil des deutschen Steuerrechts bewohnen. Sie rechnen mit der Einnahmenüberschussrechnung ab, Sie brauchen keine doppelte Buchführung, und damit fällt ein großer Teil dessen weg, was Buchhaltungsprogramme kompliziert macht. Die Auswahl unten ist danach sortiert, wie wenig Zeit sie Ihnen abverlangt.
Worauf Sie bei Buchhaltungssoftware achten sollten
Fangen Sie bei der GoBD an. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass Buchungen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und zehn Jahre lang lesbar bleiben. Anbieter werben mit GoBD-Testaten von Prüfungshäusern, ein Testat ist eine deutlich stärkere Aussage als die Selbstauskunft „GoBD-konform“, und die beiden sollten Sie nicht verwechseln.
Der zweite Punkt ist DATEV. Für einen großen Teil des Mittelstands entscheidet nicht das Unternehmen, sondern die Steuerkanzlei: Wenn die Kanzlei DATEV verlangt, ist die Frage nach der Schnittstelle wichtiger als jede Funktionsliste. Prüfen Sie außerdem, ob es sich um eine echte Schnittstelle oder nur um einen Dateiexport handelt.
Drittens die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen strukturierte Rechnungen im inländischen B2B empfangen können; die Pflicht zum Versand greift je nach Umsatz gestaffelt ab 2027 und 2028. Empfang und Versand sind getrennte Fähigkeiten, und viele Produkte können das eine und nicht das andere.
Und viertens die Frage, ob Sie eine EÜR oder eine Bilanz brauchen. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende rechnen mit der Einnahmenüberschussrechnung ab, eine GmbH braucht doppelte Buchführung. Ein Produkt, das nur EÜR kann, scheidet für eine GmbH aus, unabhängig davon, wie gut es sonst ist.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. Lexware Office (lexoffice)
Lexware Office ist für Einzelunternehmen die naheliegende Wahl, weil es die Begriffe der Buchhaltung übersetzt, statt sie vorauszusetzen. Beleg fotografieren, zuordnen, fertig. Die EÜR entsteht nebenbei, und der Zugang für die Steuerkanzlei kostet nichts extra, was bei der jährlichen Abstimmung spürbar Reibung nimmt.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung von Haufe-Lexware für Selbstständige und kleine Betriebe, mit ELSTER-Übermittlung und DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von S zu 7,90 €, M zu 12,90 €, L zu 21,90 € und XL zu 32,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Direkte ELSTER-Übermittlung
- DATEV-Export für die Steuerkanzlei
- Belegerkennung mit Vorkontierung
Zu bedenken: die Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER liegt erst im Tarif L, wer sie braucht, sollte nicht mit dem Einstiegspreis kalkulieren.
Zum ausführlichen Test von Lexware Office (lexoffice) →
2. Papierkram
Papierkram ist für Menschen gebaut, die Zeit verkaufen. Projekte, erfasste Stunden und Rechnungen hängen im selben System zusammen, und am Jahresende sehen Sie nicht nur, was Sie eingenommen haben, sondern welches Projekt sich tatsächlich getragen hat. Für Beratung, Entwicklung und Gestaltung ist das der praktischste Zuschnitt im Feld.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Buchhaltung mit integrierter Projekt- und Zeiterfassung, gedacht für Freiberufler und kleine Agenturen, die nach Stunden abrechnen. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Free zu kostenlos, S zu 12,90 €, M zu 24,90 € und L zu 49,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Zeiterfassung und Buchhaltung in einem System
- Projektbezogene Auswertung der Rentabilität
- Anbieter und Hosting in Deutschland
Zu bedenken: für Handel mit Lagerbestand ist es die falsche Kategorie, hier fehlt die Warenwirtschaft vollständig.
Zum ausführlichen Test von Papierkram →
3. sevDesk
sevDesk nimmt Ihnen den Teil ab, der am meisten nervt: das Abtippen. Die Belegerkennung liest Betrag, Datum und Lieferant zuverlässig genug aus, dass Sie überwiegend bestätigen statt erfassen. Wer den Schuhkarton kennt, spart hier die meiste Zeit.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung aus Offenburg für Selbstständige und kleine Unternehmen, mit automatischer Belegerkennung, ELSTER-Anbindung und DATEV-Export. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Kostenlos zu kostenlos, Rechnung zu 11,90 €, Buchhaltung zu 25,90 € und Buchhaltung Pro zu 34,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Starke automatische Belegerkennung
- ELSTER-Übermittlung direkt aus dem Programm
- Wechsel von EÜR zur Bilanz ohne Produktwechsel
Zu bedenken: auch hier hängen Bankanbindung und Voranmeldung an der mittleren Stufe, nicht am Einstieg.
Zum ausführlichen Test von sevDesk →
4. Collmex
Collmex sieht aus wie aus einer früheren Zeit des Webs und rechnet trotzdem sauber. Für Rechnung und Buchhaltung gibt es dauerhaft kostenlose Einstiegsstufen, die keine Testphasen sind, und der Sprung in die kostenpflichtigen Tarife bleibt im einstelligen Bereich.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Software für Buchhaltung, Rechnung und Warenwirtschaft. Wird seit Jahren von einem kleinen Team in Deutschland entwickelt und ist modular nach Bedarf buchbar. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Rechnung free zu kostenlos, Rechnung basic zu 8,95 €, Buchhaltung light zu 8,95 €, Buchhaltung basic zu 11,95 €, Komplettpaket basic zu 16,95 €, Komplettpaket plus zu 24,95 €, Komplettpaket pro zu 46,95 € und Verein zu 13,95 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Dauerhaft kostenlose Einstiegsstufen
- Eigener Tarif für Vereine
- Sehr günstige Komplettpakete
Zu bedenken: die Oberfläche ist spröde und setzt Geduld voraus, dafür stimmt der Preis.
Zum ausführlichen Test von Collmex →
5. FastBill
FastBill spielt seine Stärke aus, wenn Sie regelmäßig dieselben Beträge fakturieren, etwa bei Wartungsverträgen oder Abonnements. Wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen laufen automatisch, und das ist genau die Arbeit, die man sonst vergisst.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Lösung für Rechnungen, Belege und laufende Buchhaltung, mit Bankanbindung und DATEV-Export. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Solo zu 10,00 €, Plus zu 15,00 €, Pro zu 30,00 € und Premium zu 59,00 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Starke Abo- und Wiederholungsrechnungen
- Mahnwesen bereits im Standard
Zu bedenken: der Funktionsumfang unterhalb von Pro ist schmal, prüfen Sie die Stufe genau.
Zum ausführlichen Test von FastBill →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| Lexware Office (lexoffice) | Beste Gesamtwahl | Ab 7,90 € / Monat | Neu |
| Papierkram | Beste Wahl bei Stundenabrechnung | Ab 12,90 € / Monat | Neu |
| sevDesk | Beste Belegerkennung | Ab 11,90 € / Monat | Neu |
| Collmex | Günstigster ernsthafter Einstieg | Ab 8,95 € / Monat | Neu |
| FastBill | Beste Wahl bei wiederkehrenden Rechnungen | Ab 10,00 € / Monat | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
Cloud-Buchhaltung für ein kleines deutsches Unternehmen bewegt sich üblicherweise im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Monat, netto und zzgl. 19 % MwSt. Einstiegstarife decken Rechnungsstellung und EÜR ab, mittlere Stufen bringen doppelte Buchführung, Bankanbindung und den DATEV-Export, und obere Stufen ergänzen Lager, Mehrwährungsfähigkeit oder mehrere Mandanten.
Die Zahl, auf die es ankommt, ist nicht der beworbene Einstiegspreis, sondern der Tarif, in dem die Funktionen liegen, die Sie tatsächlich brauchen, bei praktisch allen Anbietern hängen DATEV-Export und doppelte Buchführung an einer höheren Stufe. Rechnen Sie außerdem die Kosten der Steuerkanzlei mit: Eine Software, die der Kanzlei Arbeit abnimmt, kann sich über deren Rechnung bezahlt machen, auch wenn sie im Abonnement teurer ist.
Unser Fazit
Für die meisten Selbstständigen ist Lexware Office die Antwort, weil es am wenigsten voraussetzt und die Kanzlei ohne Diskussion mitgeht. Rechnen Sie nach Stunden ab, drehen Sie die Reihenfolge um und sehen Sie sich Papierkram zuerst an, die verbundene Zeiterfassung ist im Alltag mehr wert als jede zusätzliche Auswertung.
Und ein Hinweis, der Ihnen mehr spart als jeder Preisvergleich: Klären Sie vor dem Abschluss mit Ihrer Steuerkanzlei, womit sie arbeitet. Eine Kanzlei, die Ihr Format kennt, berechnet weniger Stunden, und diese Ersparnis ist regelmäßig größer als der Unterschied zwischen zwei Abonnements.
Häufige Fragen
Brauche ich als Freiberufler überhaupt eine Buchhaltungssoftware?
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein bestimmtes Programm nicht. Vorgeschrieben ist, dass Ihre Aufzeichnungen den GoBD entsprechen, also unveränderbar, vollständig und zehn Jahre nachvollziehbar sind. Eine Tabellenkalkulation erfüllt das in der Praxis kaum, weil sich Zellen spurlos ändern lassen.
Was ist der Unterschied zwischen EÜR und Bilanz?
Die Einnahmenüberschussrechnung stellt schlicht Einnahmen gegen Ausgaben und gilt für Freiberufler sowie kleine Gewerbetreibende unterhalb der Schwellen des § 141 AO. Eine GmbH oder UG muss dagegen doppelt buchführen und bilanzieren. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob das Produkt beides kann, falls eine Gründung ansteht.
Kann ich die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus der Software abgeben?
Bei den deutschen Anbietern ja, über die ELSTER-Schnittstelle. Achten Sie aber auf die Tarifstufe: Bei mehreren Anbietern liegt die Übermittlung nicht im günstigsten Paket. Bei den internationalen Produkten wie Xero oder FreshBooks fehlt sie ganz.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
