Onlinehandel erzeugt ein Buchhaltungsproblem, das der stationäre Handel nicht kennt. Ein Zahlungsdienstleister zahlt nicht einzelne Bestellungen aus, sondern Sammelbeträge, von denen bereits Gebühren abgezogen wurden. Auf dem Bankkonto erscheint eine Summe, hinter der zweihundert Bestellungen, Rücksendungen und Provisionen stecken.
Wer das von Hand auflöst, verbringt Wochenenden damit. Wir haben deshalb geprüft, welche Programme Verkaufskanäle und Zahlungsdienstleister tatsächlich anbinden und die Auszahlung automatisch in ihre Bestandteile zerlegen, statt nur eine Schnittstelle auf der Produktseite zu erwähnen.
Worauf Sie bei Buchhaltungssoftware achten sollten
Fangen Sie bei der GoBD an. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass Buchungen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und zehn Jahre lang lesbar bleiben. Anbieter werben mit GoBD-Testaten von Prüfungshäusern, ein Testat ist eine deutlich stärkere Aussage als die Selbstauskunft „GoBD-konform“, und die beiden sollten Sie nicht verwechseln.
Der zweite Punkt ist DATEV. Für einen großen Teil des Mittelstands entscheidet nicht das Unternehmen, sondern die Steuerkanzlei: Wenn die Kanzlei DATEV verlangt, ist die Frage nach der Schnittstelle wichtiger als jede Funktionsliste. Prüfen Sie außerdem, ob es sich um eine echte Schnittstelle oder nur um einen Dateiexport handelt.
Drittens die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen strukturierte Rechnungen im inländischen B2B empfangen können; die Pflicht zum Versand greift je nach Umsatz gestaffelt ab 2027 und 2028. Empfang und Versand sind getrennte Fähigkeiten, und viele Produkte können das eine und nicht das andere.
Und viertens die Frage, ob Sie eine EÜR oder eine Bilanz brauchen. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende rechnen mit der Einnahmenüberschussrechnung ab, eine GmbH braucht doppelte Buchführung. Ein Produkt, das nur EÜR kann, scheidet für eine GmbH aus, unabhängig davon, wie gut es sonst ist.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. Xentral
Xentral kommt aus dem Onlinehandel und denkt vom Auftrag her. Bestellungen aus Shop und Marktplätzen laufen zusammen, Lagerbestand wird über alle Kanäle geführt, und Versand und Rechnungsstellung hängen daran. Für Händler, die aus der Tabellenwirtschaft herauswachsen, ist das der übliche nächste Schritt.
Was Sie bekommen: ERP aus Augsburg mit Schwerpunkt auf E-Commerce, Lager und Versandabwicklung, mit DATEV-Anbindung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Für Mehrkanalhandel und Fulfillment gebaut
- Bestandsführung über alle Verkaufskanäle
- DATEV-Anbindung für die Steuerkanzlei
Zu bedenken: kein veröffentlichter Listenpreis, und die Einrichtung ist ein Projekt, kein Nachmittag.
Zum ausführlichen Test von Xentral →
2. Collmex
Collmex führt einen eigenen E-Commerce-Tarif und bindet Shopsysteme und Marktplätze an. Für den Preis ist das im Markt schwer zu schlagen, und die automatische Zuordnung von Zahlungsdienstleistern ist genau der Punkt, an dem sonst die Zeit verloren geht.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Software für Buchhaltung, Rechnung und Warenwirtschaft. Wird seit Jahren von einem kleinen Team in Deutschland entwickelt und ist modular nach Bedarf buchbar. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Rechnung free zu kostenlos, Rechnung basic zu 8,95 €, Buchhaltung light zu 8,95 €, Buchhaltung basic zu 11,95 €, Komplettpaket basic zu 16,95 €, Komplettpaket plus zu 24,95 €, Komplettpaket pro zu 46,95 € und Verein zu 13,95 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Dauerhaft kostenlose Einstiegsstufen
- Eigener Tarif für Vereine
- Sehr günstige Komplettpakete
Zu bedenken: spröde Oberfläche und wenig Hilfestellung bei der Einrichtung.
Zum ausführlichen Test von Collmex →
3. BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler hat einen eigenen E-Commerce-Tarif und ist auf genau diese Aufgabe gebaut: Beleg, Zahlung und Gebühr automatisch zusammenführen. Wenn Ihr Schmerz die Zuordnung ist und nicht das Lager, ist das die günstigere und passendere Antwort als ein ERP.
Was Sie bekommen: Deutsche Buchhaltungssoftware, deren Schwerpunkt auf der automatischen Zuordnung von Belegen zu Zahlungen liegt. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Light zu 3,90 €, Smart zu 9,95 €, Premium zu 19,95 €, E-Commerce zu 9,95 € und Vereine zu 14,95 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Automatische Zuordnung von Beleg und Zahlung
- Auf laufende Buchführung ausgelegt, nicht auf Rechnungsstellung
Zu bedenken: eine vollwertige Warenwirtschaft ersetzt es nicht.
Zum ausführlichen Test von BuchhaltungsButler →
4. weclapp
weclapp verbindet Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung in einer Cloud-Anwendung und wird in Deutschland entwickelt. Für Händler, die neben dem Verkauf auch Kundenbeziehungen und Einkauf steuern wollen, ist das die rundere Lösung.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Warenwirtschaft mit CRM, Auftragsabwicklung, Lager und Buchhaltung, mit GoBD-Ausrichtung und DATEV-Anbindung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung in einem Datenbestand
- DATEV-Anbindung und GoBD-Ausrichtung
- Hosting in Deutschland
Zu bedenken: Preis auf Anfrage, und der Funktionsumfang übersteigt den Bedarf kleiner Händler.
Zum ausführlichen Test von weclapp →
5. Sage Operations
Wenn Sie nicht nur handeln, sondern auch fertigen, deckt Sage Operations Produktion, Lager und Verkauf cloud-nativ ab und lässt sich neben einem bestehenden Sage 100 betreiben.
Was Sie bekommen: Die cloud-native ERP-Lösung von Sage für kleine und mittlere Handels- und Fertigungsunternehmen. Bündelt Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion und Service auf einer Plattform. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Cloud-native Plattform statt nachgerüsteter Cloud
- Läuft neben einer bestehenden Sage-100-Installation
- Auf Handel und diskrete Fertigung zugeschnitten
Zu bedenken: jung im Markt, entsprechend wenige Referenzen in Deutschland.
Zum ausführlichen Test von Sage Operations →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| Xentral | Beste Wahl für wachsende Händler | Preis auf Anfrage | Neu |
| Collmex | Bester Fachtarif für E-Commerce | Ab 8,95 € / Monat | Neu |
| BuchhaltungsButler | Beste automatische Zuordnung | Ab 3,90 € / Monat | Neu |
| weclapp | Beste Cloud-Komplettlösung | Preis auf Anfrage | Neu |
| Sage Operations | Beste Wahl bei eigener Fertigung | Preis auf Anfrage | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
Cloud-Buchhaltung für ein kleines deutsches Unternehmen bewegt sich üblicherweise im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Monat, netto und zzgl. 19 % MwSt. Einstiegstarife decken Rechnungsstellung und EÜR ab, mittlere Stufen bringen doppelte Buchführung, Bankanbindung und den DATEV-Export, und obere Stufen ergänzen Lager, Mehrwährungsfähigkeit oder mehrere Mandanten.
Die Zahl, auf die es ankommt, ist nicht der beworbene Einstiegspreis, sondern der Tarif, in dem die Funktionen liegen, die Sie tatsächlich brauchen, bei praktisch allen Anbietern hängen DATEV-Export und doppelte Buchführung an einer höheren Stufe. Rechnen Sie außerdem die Kosten der Steuerkanzlei mit: Eine Software, die der Kanzlei Arbeit abnimmt, kann sich über deren Rechnung bezahlt machen, auch wenn sie im Abonnement teurer ist.
Unser Fazit
Die Wahl hängt daran, wo Ihr Schmerz sitzt. Ist es die Zuordnung der Auszahlungen, lösen BuchhaltungsButler oder Collmex das für einen zweistelligen Monatsbetrag. Ist es der Lagerbestand über mehrere Kanäle, brauchen Sie ein Warenwirtschaftssystem, und dann sind Xentral oder weclapp die realistischen Kandidaten.
Klären Sie parallel die umsatzsteuerliche Seite. Verkaufen Sie an Privatkunden im EU-Ausland, ist das One-Stop-Shop-Verfahren zu beachten, und nicht jedes Programm unterstützt die Meldung. Das ist eine Frage an Ihre Steuerkanzlei, bevor Sie sich für ein System entscheiden.
Häufige Fragen
Wie werden PayPal- und Stripe-Gebühren richtig gebucht?
Die Gebühr ist Aufwand und muss getrennt vom Erlös erfasst werden. Die Auszahlung auf das Bankkonto ist ein Nettobetrag, hinter dem Bruttoerlös und Gebühr stehen. Programme mit Anbindung an den Zahlungsdienstleister zerlegen das automatisch, sonst ist es Handarbeit.
Was ist das OSS-Verfahren?
Der One-Stop-Shop erlaubt es, Umsatzsteuer aus Verkäufen an Privatkunden in anderen EU-Staaten zentral über das Bundeszentralamt für Steuern zu melden, statt sich in jedem Land zu registrieren. Relevant wird das oberhalb der EU-weiten Lieferschwelle.
Reicht für einen kleinen Shop eine normale Buchhaltungssoftware?
Bei geringen Stückzahlen und einem einzigen Verkaufskanal ja. Sobald mehrere Marktplätze, Zahlungsdienstleister und Rücksendungen zusammenkommen, wird die manuelle Zuordnung schnell teurer als die Software, die sie automatisiert.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
